30대직장인 이야기

저녁을 먹으려는데 업무 단체방에 메시지가 올라온다. “내일 자료에 이것도 넣으면 좋겠습니다.” 급한 요청처럼 보이지는 않지만, 다른 사람이 답하기 시작하면 나도 바로 확인해야 할 것 같다. 짧게 답만 하려다가 파일을 열고 내용을 수정하다 보면 어느새 다시 일하고 있다. 퇴근 후 연락이 부담스러운 이유는 메시지의 개수만이 아니다. 지금 읽어야 하는지, 답만 하면 되는지, 오늘 안에 끝내야 하는지가 불분명하면 연락 한 건에도 저녁 일정이 흔들릴 수 있다. 이럴 때 필요한 것은 개인의 눈치보다 팀에서 공유하는 회신 기준 이다. 메시지를 보낸 시각과 일을 끝내야 하는 시각을 구분한다 밤에 도착한 메시지라고 해서 반드시 밤에 처리해야 하는 요청은 아니다. 보낸 사람은 잊기 전에 남겼을 수 있고, 받는 사람은 즉시 처리하라는 지시로 이해할 수 있다. 같은 문장을 두고 기대하는 행동이 달라지는 것이다. 다음 두 메시지를 비교해 보자. 이 자료 확인 부탁드립니다. 다음 근무일 오전에 확인해 주세요. 오후 회의 전에 수정 가능 여부를 알려주시면 됩니다. 지금 회신은 필요하지 않습니다. 두 번째 메시지는 자료 내용보다 언제 확인하고 무엇을 답하면 되는지 를 분명히 한다. 보내는 사람에게 몇 문장이 더 필요하지만, 받는 사람이 긴급도를 추측하는 부담은 줄어든다. 팀에서 퇴근 후 연락을 논의할 때도 “연락을 해도 되는가”만 묻기보다 “메시지를 남기는 것과 즉시 회신을 요구하는 것을 어떻게 구분할까”부터 이야기하면 구체적인 기준을 만들기 쉽다. ‘급하면 연락’이라는 말에 빠져 있는 내용 급한 일의 기준은 사람마다 다르다. 내일 회의가 걱정되는 사람에게는 발표자료 수정이 급하고, 현재 고객 서비스가 멈춘 담당자에게는 장애 대응이 급하다. 모두 ‘긴급’이라고 표시하면 결국 구분이 사라진다. 일반 사무 업무에서는 다음 질문으로 기준을 논의해 볼 수 있다. 다음 근무시간까지 기다리면 어떤 문제가 생기는가? 단순한 불안인지, 실제 기한이나...